Réduction des coûts et amélioration de l’efficacitéterrain, composantes essentielles de la productivitéd’une entreprise

2.3.3 Réduction des coûts et amélioration de l’efficacité terrain, composantes essentielles de la productivité d’une entreprise

De prime abord, la formation à distance semble plus chère que la formation classique. Mais, sur le long terme, elle peut se révéler plus rentable. Avant toute chose, force est de constater qu'estimer le coût d'un parcours de formation à distance est une véritable gageure, tant les variables qui l'influencent sont nombreuses : taille de la population visée, nature de la formation (standard ou sur mesure), niveau d'interactivité, équipement technologique et informatique initial... sans oublier le type de support utilisé (CD-Rom, DVD, intranet, Internet).

La solution CD-Rom est la moins coûteuse. Mais, en tout état de cause, rien n'est possible en dessous de plusieurs centaines de milliers d’euros. Sur cette question d'ailleurs, les professionnels du secteur se gardent bien de donner des chiffres précis. De l'avis le plus répandu, les économies sont possibles lors du déploiement de parcours à grande échelle. "Une formation à distance est un peu plus chère qu'une formation traditionnelle, mais, au final, l'entreprise fait des économies, environ 30 %, lors de son déploiement[1]", estime Valérie Morel, directrice associée de Bestformation.com, qui propose, sur son site, des formations au management, à l'efficacité commerciale. Jean Lepeltier, pdg d'Envol5, considère pour sa part qu' "en dessous d'un certain nombre d'utilisateurs, le coût d'une formation via les nouvelles technologies n'est pas inférieur à celui d'une formation traditionnelle. C'est dans la phase de démultiplication que l'écart se creuse."

Et ce seuil de rentabilité, de combien est-il ? Là aussi les avis divergent.

"Une heure de cours en présentiel nécessite de deux à cinq heures de développement et de préparation. Pour un module électronique simple, il faut compter entre quinze et trente heures, pour un module comportant des simulations, de l'interaction, cent heures de travail en amont. Hier, on disait que la formation à distance était rentable à partir de 2 000 personnes, aujourd'hui, on parle volontiers de 400", déclare Sally-Ann Moor, directrice d'e-learning Expo. Elle ajoute toutefois : "Des solutions simples, bon marché et extrêmement éducatives existent." Selon Bruno Ressort, de la Cegos, le seuil de rentabilité est plus bas : "Pour former 100 stagiaires en présentiel sur trois jours, il faut compter 167 000€ comprenant le travail des consultants, la préparation et le suivi, les salaires et charges, le transport, la salle, … contre 112 000€ pour une formation combinant de l'autoformation sur Internet, une journée en salle et trois mois de suivi des stagiaires, soit une économie de 55 000€."

Les entreprises sont toujours à la recherche d’une optimisation et d’une réduction de leurs coûts, quels qu’ils soient, afin de rester compétitifs. La formation à distance répond également à cette logique pragmatique et financière: former plus de personnes à moindre coût. Ceci est d’autant plus important que les besoins de formations augmentent, les constantes évolutions dans les différents savoirs nécessitent une mise à niveau continue des connaissances, alors que dans le même temps les salariés ont de moins en moins de temps à consacrer à la formation. En effet, la formation à distance permet d’économiser les frais de transports et d’hébergement des stagiaires et des formateurs qui grèvent considérablement les coûts de formation. D’autre part, le temps d’apprentissage personnel est réduit, car le stagiaire se concentre uniquement sur les points qu’il a besoin d’approfondir, à condition bien sûr que le diagnostic de départ ait été correctement établi! La granularité des cours permet en effet de passer rapidement sur les thèmes déjà connus ou maîtrisés, et de s’appesantir sur les thématiques et les notions nouvelles. Ainsi, certains apprenants reviennent à plusieurs reprises sur une notion si celle-ci n’est pas claire, afin de mieux comprendre l’explication donnée d’où une personnalisation de la durée pour les acquis.

Toujours dans un souci d’optimisation, les solutions en formation à distance offrent un contenu de formation adapté aux niveaux, aux attentes et aux objectifs des participants. En effet, grâce à un diagnostic précis de ses compétences en amont de la formation, l’apprenant et son manager choisissent uniquement des modules pour développer les points sur lesquels ils souhaitent une progression. L’époque où le formateur s’appesantissait sur des notions déjà acquises est révolue, si le diagnostic est établi de façon sérieuse. Le stagiaire devient alors l’acteur principal de sa formation.

Notons le glissement de la notion de formateur dans un mode présentiel à celle de tuteur dans un mode formation à distance, qui répond aux interrogations de l’apprenant et a une fonction de support dans le processus de formation. En effet, il lui revient d’identifier en début de formation les besoins de l’apprenant et de lui prescrire les modules adaptés à ses besoins. Par la suite, en cours de formation, il peut être un support en cas de problèmes de la part de l’apprenant. De plus, la présence d’un tuteur dans un mode de formation à distance permet de pouvoir envisager une bonne réactivité, en faisant évoluer le contenu de la formation ou en modifiant les méthodes pédagogiques pour favoriser l’acquisition des connaissances. La présence d’un tuteur de façon permanente est sans doute également l’une des clés du succès des centres de ressources pilotes du groupe Valeo situés à Créteil et Nogent le Rotrou. Cette présence contribue certainement à humaniser et incarner la formation à distance et surtout l'esprit d’équipe et d’appartenance à l’entreprise. Cependant, il faut souligner qu’en raison du faible recul que nous avons à l’égard de la formation à distance, il semble difficile d’établir avec certitude que la réduction opérée au niveau des coûts n’a pas d’incidence sur la qualité de la formation… Or l’enjeu de la formation à distance est de former au moindre coût… mais pas au dépend de la qualité… De plus, bien que la motivation pour investir et développer la formation à distance réside en premier lieu dans la réduction des coûts de formation, il semble intéressant de noter que seulement un tiers des entreprises ou opérateurs de formation à distance disposent d’un indicateur de retour sur investissement. Dans le même ordre d’idées, plus de la moitié des utilisateurs de formation à distance n’effectuent pas de mesures d’efficacité des formations suivies. Ainsi, par exemple, Valeo ne dispose pas d’un véritable indicateur de retour sur investissement. La seule mesure effectuée se fait via l’analyse des taux de connexions… qui pour le moment ne sont pas ceux escomptés.

De plus, si tout un chacun vante «l’avantage coût» de la formation à distance, beaucoup oublient que l’investissement de départ est loin d’être anodin. Par exemple, afin de communiquer avec la plateforme Learning Management System (LMS) du groupe, chaque site Valeo est tenu de s’équiper d’un «serveur de cache». Le coût de serveur est de l’ordre de 6000 euros. A ceci il convient d’ajouter l’achat de l’équipement informatique, des logiciels et des licences… Ce qui rend la formation à distance attractive en termes de coût, c’est la possibilité de pouvoir démultiplier la formation. Si le coût est attractif quand on le ramène sur un stagiaire, il convient de ne pas négliger que le coût de développement d’un progiciel de formation à distance est beaucoup plus élevé que le coût de conception d’un module présentiel classique. C’est pourquoi, là encore, même si l’on parle beaucoup de l’avantage coût de la formation à distance, il est important de garder à l’esprit que l’avantage n’existe que si la formation a lieu, et ceci auprès d’un nombre suffisant de personnes. Dans le cas contraire, la formation à distance devient extrêmement coûteuse! Ainsi, si tous les sites Valeo ont commandé un «serveur de cache», certains ne s’en sont encore jamais servi!

D’autre part, le développement d’un module de formation à distance suppose la collaboration entre plusieurs professionnels. L’enseignant n’est plus capable d’assumer seul la création du produit. Il doit désormais coopérer avec les détenteurs des différentes compétences techniques. C’est la masse qui permet d’envisager des économies d’échelle attrayantes. Mais avant d’en arriver là, il faut investir!

Un centre de ressources avec l’équipement nécessaire, une plateforme Learning Management System (LMS[2]), l’achat des licences… Tout ceci à un prix et c’est pourquoi il importe pour une entreprise de bien prendre en compte les coûts liés à l’implémentation de la formation à distance et au retour sur investissement qui peut être escompté. Pour Sandra Bellier, on peut donc former à distance «sans doute aussi efficacement qu’en présentiel, pour autant qu’on s’en donne les moyens et qu’on ne choisisse pas de faire de la pédagogie au rabais.» Si ces investissements ne sont pas accompagnés et suivis par une véritable politique de déploiement de formation à distance, alors il y a fort à parier que la formation à distance sera une des formations les plus chères supportées par l’entreprise. L’amortissement du coût de conception nécessite donc un horizon de stabilité minimum.

Ainsi en matière de coût, la formation à distance peut signifier une diminution des coûts mais l'argument doit être manipulé avec précaution. Car il nécessite une grande phase de travail en amont et en aval pour rendre crédible et effective cette économie.